Zarządzenie Nr 17/2023 Wójta Gminy Boleszkowice z dnia 7 czerwca 2023 r. w sprawie powołania komisji ds. zniszczenia dokumentów zawierających dane osobowe zbieranych w ramach projektu pn. "Pomorze Zachodnie - wsparcie psychologiczno-pedagogiczne"

Zarządzenie Nr 17/2023

Wójta Gminy Boleszkowice

z dnia 7 czerwca 2023 r.

w sprawie powołania komisji ds. zniszczenia dokumentów zawierających dane osobowe
zbieranych w ramach projektu pn. „Pomorze Zachodnie – wsparcie psychologiczno-pedagogiczne”

             Na podstawie art. 5 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE, L, rok 2016, nr 119, str. 1), zarządza się co następuje:

§ 1.

1. Powołuje się komisję do spraw zniszczenia dokumentów zawierających dane osobowe zbieranych w ramach rekrutacji i uczestnictwa w projekcie pn. „Pomorze Zachodnie – wsparcie psychologiczno-pedagogiczne”, w następującym składzie:

1. Sylwia Łaskarzewska-Pacewicz – Dyrektor Zespołu Szkół w Boleszkowicach
2. Joanna Barylak – Inspektor ds. Promocji, Oświaty i Funduszy Pomocowych
3. Krzysztof Fira – Inspektor Ochrony Danych Osobowych

2. Zadaniem komisji jest fizyczne i trwałe zniszczenie dokumentów zawierających dane osobowe uczestników projektu, o którym mowa w ust. 1.

§ 2.

1. Zobowiązuje się członków komisji do protokolarnego zniszczenia dokumentów zawierających dane osobowe uczestników projektu, według instrukcji stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

2. Proces niszczenia dokumentów powinien odbywać się w obecności co najmniej 2/3 składu komisji.

3. Tej samej operacji należy poddać wszystkie wytworzone kopie dokumentów.

4. Potwierdzeniem zniszczenia dokumentów zawierających dane osobowe uczestników projektu będzie protokół likwidacji dokumentów. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 3.

Wykonanie zarządzenia powierza się komisji.

§ 4.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Wójt Gminy Boleszkowice

Marek Czypar

Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 17/2023
Wójta Gminy Boleszkowice
z dnia 7 czerwca 2023 r.

Procedura postępowania zniszczenia dokumentów zawierających dane osobowe
uczestników projektu pn. „Pomorze Zachodnie – wsparcie psychologiczno-pedagogiczne”

          Uchwała Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego nr 1019/22 z dnia 4 lipca 2022 r. zmieniająca uchwałę w sprawie zatwierdzenia decyzji o dofinansowaniu projektu Województwa Zachodniopomorskiego wynikającej z realizacji projektu pn. „Pomorze Zachodnie - wsparcie psychologiczno–pedagogiczne” wskazuje, że projekt otrzymał status projektu o niskiej intensywności, w ramach którego realizowane wsparcie jest wsparciem krótkoterminowym i punktowym. Zarówno Grantodawca – Województwo Zachodniopomorskie jak i Grantobiorca – Gmina Boleszkowice z mocą wsteczną zostali zwolnieni z obowiązku zbierania danych osobowych uczestników projektu.

          W ramach projektu zbierano następujące dane uczestników projektu: imię i nazwisko, płeć, PESEL, wiek, wykształcenie, adres zamieszkania, telefon kontaktowy, adres email, status osoby na rynku pracy w chwili przystąpienia do projektu, informacja o niepełnosprawności, informacja o przynależności do mniejszości narodowej lub etnicznej, migrant, osoba obcego pochodzenia, osoba bezdomna lub dotknięta wykluczeniem z dostępu do mieszkań, osoba w innej niekorzystnej sytuacji społecznej.

          Na podstawie § 12 ust. 9 Umowy o powierzenie grantu na realizację projektu grantowego pn. „Pomorze Zachodnie – wsparcie psychologiczno-pedagogiczne” oraz w związku z pismem Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego z dnia 18 maja 2023 r. w celu dochowania staranności przy przetwarzaniu danych osobowych ustala się następujące czynności zmierzające do trwałego zniszczenia wszystkich pozyskanych w ramach projektu danych osobowych oraz realizacji obowiązku informacyjnego o dokonaniu zniszczenia dokumentów zawierających dane osobowe:

1. Proces niszczenia dokumentów powinien odbywać się w obecności co najmniej 2/3 składu komisji.

2. Komisja dokona czynności fizycznego zniszczenia dokumentów zwierających dane osobowe uczestników projektu w wersji papierowej przy pomocy niszczarki, zaś w wersji elektronicznej poprzez trwałe usunięcie plików.

3. Tej samej operacji poddane zostaną wszystkie wytworzone kopie dokumentów.

4. Usunięcie danych zostanie dokonane również we wszystkich powiązanych bazach.

5. Potwierdzeniem zniszczenia dokumentów będzie protokół zniszczenia.

6. O czynności trwałego usunięcia danych osobowych poinformowani zostaną rodzice uczniów uczestniczących w projekcie poprzez rozesłanie wiadomości przy użyciu portalu Librus.

7. Informacja zostanie również umieszczona na stronie internetowej Zespołu Szkół w Boleszkowicach: https://zsboleszkowice.pl oraz na stronie internetowej Grantobiorcy: https://boleszkowice.pl

8. O dokonanych czynnościach Grantobiorca poinformuje drogą pisemną Grantodawcę.

Załącznik nr 2
do Zarządzenia nr 17/2023
Wójta Gminy Boleszkowice
z dnia 7 czerwca 2023 r.

Protokół zniszczenia dokumentów zawierających dane osobowe zbieranych w ramach
projektu pn. „Pomorze Zachodnie – wsparcie psychologiczno-pedagogiczne”

          Działając na podstawie Zarządzenia Nr 17/2023 Wójta Gminy Boleszkowice z dnia 7 czerwca 2023 r. w sprawie powołania komisji ds. zniszczenia dokumentów zawierających dane osobowe zbieranych w ramach projektu pn. „Pomorze Zachodnie – wsparcie psychologiczno-pedagogiczne”, komisja w niżej wymienionym składzie:

1. Sylwia Łaskarzewska-Pacewicz – Dyrektor Zespołu Szkół w Boleszkowicach
2. Joanna Barylak – Inspektor ds. Promocji, Oświaty i Funduszy Pomocowych
3. Krzysztof Fira – Inspektor Ochrony Danych Osobowych

dokonała w dniu ................................. czynności fizycznego i trwałego zniszczenia przy pomocy niszczarki dokumentów w wersji papierowej, zaś w wersji elektronicznej poprzez trwałe usunięcie plików zawierających dane osobowe uczestników projektu pn. „Pomorze Zachodnie – wsparcie psychologiczno-pedagogiczne”.

Trwale zniszczono dokumenty:

1. deklaracja uczestnictwa w projekcie pn. „Pomorze Zachodnie – wsparcie psychologiczno-pedagogiczne”,
2. wykaz uczestników, którzy otrzymali wsparcie w ramach projektu pn. „Pomorze Zachodnie – wsparcie psychologiczno-pedagogiczne”.

Podpisy członków komisji:

1. .............................................................

2. .............................................................

3. .............................................................

Metadane - wyciąg z rejestru zmian