ZARZĄDZENIE NR 24/2026 WÓJTA GMINY BOLESZKOWICE z dnia 29 czerwca 2026 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu prowadzenia Centralnego Rejestru Umów w Urzędzie Gminy Boleszkowice

ZARZĄDZENIE NR 24/2026

WÓJTA GMINY BOLESZKOWICE

z dnia 29 czerwca 2026 r.

w sprawie wprowadzenia Regulaminu prowadzenia Centralnego Rejestru Umów w Urzędzie Gminy Boleszkowice

Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2026 r. poz. 662) oraz w związku z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 2497 z późn. zm.) w zakresie jawności i przejrzystości finansów publicznych, zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się „Regulamin prowadzenia Centralnego Rejestru Umów w Urzędzie Gminy Boleszkowice.”, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Zobowiązuje się kierowników referatów oraz wszystkich pracowników Urzędu Gminy merytorycznie odpowiedzialnych za przygotowywanie i zawieranie umów do bezwzględnego stosowania postanowień regulaminu, o którym mowa w § 1.

§ 3. Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem Centralnego Rejestru Umów sprawuje Sekretarz Gminy oraz Skarbnikowi Gminy, zgodnie z ich zakresem kompetencji.

§ 4. Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom referatów oraz pracownikom odpowiedzialnym za zawieranie i realizację umów.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2026 r.

Wójt Gminy Boleszkowice
Marek Czypar

ZAŁĄCZNIK do Zarządzenia

Nr 24/2026 Wójta Gminy Boleszkowice

 z dnia 29 czerwca 2026 r.

REGULAMIN PROWADZENIA CENTRALNEGO REJESTRU UMÓW W URZĘDZIE GMINY BOLESZKOWICE

 § 1. Postanowienia ogólne

   1. Regulamin określa zasady i tryb gromadzenia, rejestrowania, przechowywania oraz udostępniania informacji o umowach zawieranych przez Gminę.

   2. Celem prowadzenia Centralnego Rejestru Umów (CRU) jest zapewnienie przejrzystości finansów publicznych, jednolitości ewidencji oraz realizacja ustawowych obowiązków sprawozdawczych i informacyjnych.

   3. Centralny Rejestr Umów prowadzony jest w formie elektronicznej obejmującej w szczególności:

1) numer umowy,

2) datę zawarcia umowy,

3) strony umowy,

4) przedmiot umowy,

5) wartość umowy,

6) okres obowiązywania umowy,

7) informację o źródle finansowania,

8) inne dane wymagane odrębnymi przepisami lub ustalone przez administratora Rejestru.

§ 2. Zakres przedmiotowy rejestru

   1. W CRU rejestruje się wszystkie umowy cywilnoprawne, umowy o dotacje, porozumienia oraz aneksy, których stroną jest Gmina.

   2. Obowiązkowi rejestracji podlegają w szczególności umowy, których wartość podlega zgłoszeniu do ogólnokrajowego rejestru umów jednostek sektora finansów publicznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

   3. Rejestracji nie podlegają umowy o pracę oraz umowy o charakterze ściśle techniczno-organizacyjnym pozbawione skutków finansowych (chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej).

 § 3. Obowiązki komórek organizacyjnych (referatów/samodzielnych stanowisk)

1. Każdy referat lub samodzielne stanowisko pracy odpowiada za:

1) terminowe wprowadzanie danych dotyczących zawieranych umów do Rejestru,

2) aktualizację danych w Rejestrze,

3) udostępnianie posiadanych umów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności przepisami o dostępie do informacji publicznej oraz ochronie danych osobowych.

2. Odpowiedzialność za prawidłowość i kompletność danych ponosi kierownik właściwego referatu.

3. Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za przygotowanie umowy ma obowiązek:

   1) Uzyskać kontrasygnatę Skarbnika Gminy (jeśli umowa rodzi zobowiązania finansowe).

   2) Doprowadzić do podpisania umowy przez osoby reprezentujące strony.

   3) Przekazać podpisaną umowę wraz z załącznikami do osoby prowadzącej CRU w terminie 3 dni roboczych od dnia jej zawarcia (ostatecznego podpisania przez obie strony).

§ 4. Prowadzenie i obsługa Rejestru

   1. Za prowadzenie Centralnego Rejestru Umów odpowiada kierownik referatu.

   2. Do obowiązków osoby prowadzącej CRU należy:

   1) Niezwłoczne (nie później niż w ciągu 2 dni roboczych od otrzymania dokumentu) wprowadzenie danych do rejestru elektronicznego.

    2) Nadanie umowie kolejnego, unikalnego numeru ewidencyjnego według wzoru: CRU. rok. numer (lub zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną).

     3) Nanoszenie informacji o aneksach, rozwiązaniu lub wygaśnięciu umów.

      4) Pilnowanie terminów i techniczne wprowadzanie danych do ogólnokrajowego systemu teleinformatycznego (Centralnego Rejestru Umów JSFP), o ile umowa spełnia kryteria ustawowe.

§ 5. Udostępnianie danych i jawność

   1. Dane zgromadzone w CRU, z wyłączeniem informacji stanowiących tajemnice prawnie chronione (np. dane osobowe podlegające RODO, tajemnica przedsiębiorstwa), są jawne.

   2. Dostęp do danych z CRU realizowany jest zgodnie z przepisami o dostępie do informacji publicznej oraz przepisami szczególnymi dotyczącymi ogólnokrajowego rejestru umów.

§ 6. Zasady ochrony danych osobowych (RODO)

   1. Przetwarzanie danych osobowych zawartych w umowach oraz w Centralnym Rejestrze Umów (CRU) odbywa się zgodnie z rozporządzeniem RODO oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

   2. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w rejestrze jest Wójt Gminy.

   3. Przed wprowadzeniem danych umowy do CRU lub jej upublicznieniem, referat merytoryczny ma obowiązek dokonać anonimizacji danych osobowych osób fizycznych, z wyjątkiem:

   1) imion i nazwisk osób reprezentujących osoby prawne lub jednostki organizacyjne,

   2) imion i nazwisk osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (w zakresie danych jawnych w CEIDG),

    3) imion i nazwisk osób pełniących funkcje publiczne, jeżeli umowa ma związek z pełnieniem tych funkcji.

   4. Anonimizacji podlegają w szczególności: prywatne adresy zamieszkania, numery PESEL, numery dowodów osobistych, prywatne numery telefonów oraz rachunki bankowe osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

   5. Pracownicy posiadający dostęp do CRU i wprowadzający do niego dane muszą posiadać stosowne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wydane przez Administratora.

§ 7. Postanowienia końcowe

   1. Nadzór nad przestrzeganiem niniejszego regulaminu sprawuje Sekretarz Gminy oraz Skarbnik Gminy.

   2. Odpowiedzialność za nieterminowe przekazanie umów do rejestracji ponoszą kierownicy właściwych referatów merytorycznych.

   3. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.

Metadane - wyciąg z rejestru zmian