ZARZĄDZENIE Nr 18/2026 WÓJTA GMINY BOLESZKOWICE z dnia 13 kwietnia 2026 r. w sprawie powołania Zespołu do spraw wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w Urzędzie Gminy Boleszkowice

ZARZĄDZENIE Nr 18/2026
WÓJTA GMINY BOLESZKOWICE

z dnia 13 kwietnia 2026 r.

w sprawie powołania Zespołu do spraw wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w Urzędzie Gminy Boleszkowice

Na podstawie art. 33 ust. 3, ustawy z dnia 8 czerwca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1153 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1. 1. W celu wdrożenia w Urzędzie Gminy Boleszkowice systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (zwanego dalej: systemem EZD) powołuję Zespół do spraw wdrożenia systemu EZD w składzie:

1. Anna Sobczyńska – Przewodnicząca Zespołu, Administrator Systemu EZD;
2. Ewa Walczak – Członek zespołu, Główny koordynator Systemu EZD, Koordynator           czynności kancelaryjnych
3. Monika Łazorczyk – Członek Zespołu, Archiwista;
4. Krzysztof Fira – Członek Zespołu, Inspektor Ochrony Danych; Obsługa informatyczna urzędu, Administrator Systemu EZD;
5. Ewa Ciechanowicz – Członek Zespołu, Przedstawiciel kancelarii;
6. Marcin Lazer – Członek Zespołu.

2. Zadaniem Zespołu ds. wdrożenia systemu EZD w Urzędzie Gminy Boleszkowice jest podjęcie wszelkich niezbędnych czynności mających na celu prawidłowe wdrożenie systemu EZD, w szczególności:

1. koordynacja prac przygotowawczych i wdrożeniowych;
2. koordynacja szkoleń użytkowników w zakresie działania aplikacji oraz sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w systemie EZD;
3. zarządzanie systemem EZD w szczególności w zakresie konfiguracji, przyznawania uprawnień;
4. bieżąca współpraca z Wykonawcą systemu;
5. koordynacja czynności mających na celu opracowanie i aktualizację dokumentacji (np. zarządzeń, instrukcji, procedur) niezbędnej do wdrożenia systemu EZD, określającej w szczególności:

1. wewnętrzne procedury obiegu dokumentów papierowych i elektronicznych,
2. obsługę przesyłek wpływających,
3. obsługę składu chronologicznego (w przypadku określenia wyjątków od systemu tradycyjnego), składu informatycznych nośników danych,
4. postępowanie z korespondencją wewnętrzną,
5. obsługę przesyłek wychodzących,
6. postępowanie w przypadku awarii (systemu EZD, sieci teleinformatycznej, braku zasilania w energię elektryczną);

6. współpraca z kierownikami komórek organizacyjnych i pracownikami samodzielnych stanowisk pracy w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji czynności związanych z zarządzaniem dokumentacją;
7. aktualizacja upoważnień do przetwarzania danych osobowych;
8. wnioskowanie o podjęcie innych koniecznych działań usprawniających postępowanie z dokumentem elektronicznym.

§ 2. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych i pracownicy samodzielnych stanowisk pracy w urzędzie odpowiadają za przebieg prac związanych z wdrażaniem systemu EZD w kierowanej komórce organizacyjnej i na stanowisku pracy. 

2. Do zadań osób, o których mowa w ust. 1 należy w szczególności:

1. współpraca z Zespołem ds. wdrożenia systemu EZD w urzędzie w szczególności
   w zakresie opracowania i aktualizacji dokumentacji niezbędnej do wdrożenia systemu EZD w urzędzie;
2. zapewnienie udziału podległych pracowników w szkoleniach dotyczących:

1. obsługi systemu EZD,
2. sposobu dokumentowania prowadzenia i rozstrzygania spraw,
3. innych szkoleniach dotyczących postępowania z dokumentacją w szczególności elektroniczną.

§ 3. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Boleszkowice.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

WÓJT GMINY BOLESZKOWICE

           mgr Marek Czypar

Metadane - wyciąg z rejestru zmian