Zarządzenie nr 39/2025 Wójta Gminy Boleszkowice z dnia 17 grudnia 2025 r. w sprawie powołania Administratora Systemu KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) oraz zasad nadawania uprawnień dla użytkowników Systemu KSeF w Gminie Boleszkowice

Zarządzenie Nr 39/2025

Wójta Gminy Boleszkowice

z dnia 17  grudnia 2025 r.

w sprawie powołania Administratora Systemu KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) oraz zasad nadawania uprawnień dla użytkowników Systemu KSeF w Gminie Boleszkowice.

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2025 r. poz. 1153) w związku z § 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 2481 z późn. zm.1) oraz §19 ust. 2 pkt. 4 i 7 lit a) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 773) Wójt Gminy Boleszkowice zarządza, co następuje:

§ 1.

1. W związku z zawiadomieniem ZAW-FA o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur złożonym do Zachodniopomorskiego Urzędu Skarbowego w Szczecinie upoważniam Skarbnika Gminy  Boleszkowice do pełnienia funkcji osoby uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w oprogramowaniu interfejsowym, zwanym dalej KSeF.

2. Do zadań osoby uprawnionej, o której mowa w ust. 1 należy pełnienie funkcji Administratora Systemu KSeF w zakresie właściwości podatnika – Gminy Boleszkowice, w tym w szczególności do:

a) nadawania uprawnień;

b) nadawania uprawnień do zarządzania jednostkami zależnymi (organizacyjnymi) gminy.

3. W celu zapewnienia ciągłości działania systemu KSeF upoważniam również następujących pracowników Urzędu Gminy Boleszkowice:

1) Joannę Pańkowską

2) Agnieszkę Kunisz

3) Krzysztofa Firę  do pełnienia  funkcji Administratora Systemu KSeF w zakresie właściwości podatnika – Gminy Boleszkowice, któremu uprawnienia zostaną nadane przez Administratora Systemu KSeF, o którym mowa w ust. 1;

§ 2.

1. KSeF umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników. Aplikacja posiada również dodatkowe funkcjonalności ułatwiające obsługę e-Faktur (podgląd, pobieranie na dysk lokalny e-Faktury, weryfikację statutu wysyłki e-Faktury, pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) oraz zarządzania uprawnieniami. Dodatkowo aplikacja umożliwia bez konieczności logowania podgląd e-Faktury (anonimowy dostęp do e-Faktury po wskazaniu jej indywidualnych cech) oraz weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF.

2. Dostęp do KSeF następuje za pośrednictwem dedykowanej strony utworzonej przez Ministerstwo Finansów: ksef.podatki.gov.pl

§ 3. Nadawanie, zmiana lub odebranie uprawnień następuje z zastosowaniem specyfikacji KSeF, po weryfikacji posiadanych uprawnień.

§ 4. 1. Administratorem jednostki zależnej (organizacyjnej) będzie  kierownik tej jednostki lub osoba przez niego upoważniona.

2. Uprawnienie do pełnienia roli administratora jednostki zależnej  nadaje Administrator Systemu KSeF, o którym mowa w § 1.

3. Administrator jednostki zależnej (organizacyjnej) posiada uprawnienia w obrębie danej jednostki  do korzystania z KSeF w zakresie:

a) zarządzania uprawnieniami;

2) wystawiania faktur, w których jednostka organizacyjna występuje, jako Podmiot 3 o roli „7”-JST wystawca, a JST występuje jako Podmiot 1- sprzedawca.

c) dostępu do faktur, w których jednostka organizacyjna występuje jako Podmiot 3, a JST występuje, jako sprzedawca lub nabywca.

4. Uprawnienia do korzystania z systemu KSeF (w zakresie wymienionym w ust.3) dla pracowników jednostek zależnych (gminnych jednostek organizacyjnych),zgodnie z wykonywanym zakresem czynności, nadaje lub odbiera administrator danej jednostki zależnej.

5. Administratorem Urzędu Gminy Boleszkowice będzie Sekretarz Gminy a uprawnienia w tym zakresie zostaną nadane przez Administratora Systemu KSeF, a którym mowa w § 1.

6.  Uprawnienia do korzystania z systemu KSeF  dla pracowników Urzędu Gminy Boleszkowice nadaje:

a) Administrator Systemu KSeF  - dla pracowników Referatu Finansów;

b) Administrator Urzędu Gminy Boleszkowice dla pozostałych pracowników Urzędu. Uprawnienia nadawane są zgodnie z wykonywanym zakresem czynności poszczególnych pracowników.

7. Kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych  zobowiązani są do niezwłocznego informowania Administratora Systemu KSeF o każdej zmianie danych osób  pełniących rolę administratorów jednostki.

§ 5. Użytkownicy posiadający uprawnienia do pracy w KSeF zobowiązani są do wygenerowania certyfikatu KSeF, który umożliwi ich uwierzytelnianie w systemie od 1 lutego 2026 r. Certyfikaty wygenerowane na poszczególne osoby fizyczne upoważnione do korzystania z KSeF umożliwią bezpośrednią identyfikację tych osób w zakresie czynności wykonanych w KSeF.

§ 6. 1. W kontekście prawidłowej pracy i zawartych danych w systemie KSeF, każdy użytkownik systemu KSeF powinien zapoznać się w szczególności z:

a) Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;

b) Podręcznikami KSeF (część I – IV) oraz podręcznikiem użytkownika Modułu Certyfikatów i Uprawnień MCU. Wymienione materiały udostępnione są na stronie internetowej wskazanej w §2. ust. 2.

c) niniejszym zarządzeniem.

2. Mając na uwadze, że System KSeF jest systemem informatycznym, w ramach którego przetwarzany jest szeroki zakres danych, każdy użytkownik powinien przestrzegać:

a) zasad bezpiecznego uwierzytelnienia się;

b) regulacji wewnętrznych obowiązujących w danej jednostce organizacyjnej dotyczących bezpiecznej pracy w systemach informatycznych oraz ochrony danych osobowych;

c) obowiązku zgłaszania do właściwego administratora jednostki zależnej (organizacyjnej) wszelkich incydentów mających wpływ na prawidłowe funkcjonowanie systemu.

§ 7. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy, Skarbnikowi Gminy oraz kierownikom jednostek organizacyjnych objętych centralizacją Vat.

§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

                                                                                              Wójt Gminy

                                                                                               Marek Czypar

Załączniki do pobrania

Metadane - wyciąg z rejestru zmian